Hiện nay có những người có quá nhiều công việc phải giải quyết hàng ngày, họ cần một sự sắp xếp thời gian cụ thể để các công việc ấy được diễn ra một cách hiệu quả nhất, tránh việc bị bỏ sót công việc hoặc mang lại hiệu quả công việc kém. Bên cạnh đó, có một số thành phần trong giới trẻ hiện nay sử dụng thời gian một cách lãng phí, dành nhiều thời gian cho việc lướt web, chơi game… Vì vậy việc thiết lập một thời gian biểu hàng ngày là điều vô cùng cần thiết. Bạn đã biết cách lập kế hoạch cho thời gian biểu một cách hiệu quả nhất chưa? Hãy cùng Unica tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé.
Lập thời gian biểu hiệu quả sẽ giúp bạn nhanh chóng chinh phục được mục tiêu trong công việc
1. Thời gian biểu là gì?
Thời gian biểu là một danh sách các công việc cần làm hàng ngày, bao gồm cả ăn uống, ngủ nghỉ… được sắp xếp theo một trình tự phụ thuộc vào người làm thời gian biểu. Đây là cách thực hiện biến ước mơ của mỗi người nhanh chóng trở thành sự thật và luôn chủ động trong công việc và học tập.
Thời gian biểu hợp lý sẽ giúp người lập nên nó không bị quên công việc và biết kiểm soát các công việc của mình một cách tốt nhất. Thiết lập những nguyên tắc về thời gian, về công việc giúp mọi thứ trở nên suôn sẻ.
Thậm chí, thời gian biểu còn là một quy trình những sắp xếp về việc người dùng sử dụng thời gian để giảm thiểu căng thẳng, tăng cường hiệu quả làm việc, là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất cho những ai cảm thấy thời gian làm việc của mình trôi đi rất nhanh trong ngày.
2. Cách lập thời gian biểu hàng ngày một cách hợp lý
Có nhiều mẫu thời gian biểu khác nhau phụ thuộc vào từng người lập và công việc của người ấy. Đối với người đi học, sẽ có một mẫu thời gian biểu khác so với những người đang đi làm. Tuy nhiên, đối với thời gian biểu nào cũng tuân thủ theo những quy tắc nhất định, chẳng hạn thời gian nghỉ ngơi thời gian ăn uống, vệ sinh cá nhân…
Bước 1: Liệt kê công việc cần làm trong ngày và trong tuần
Liệt kê tất cả danh sách các công việc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) bao gồm cả: thời gian ngủ, ăn uống, chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thể dục…
Bạn sẽ sử dụng một quyển sổ tay để ghi lên những công việc mỗi ngày làm. Mục đích này sẽ giúp bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt. Cụ thể bạn sẽ ghi những công việc cần làm trong ngày, ghi rõ công việc cụ thể.
Bạn cần liệt kê những công việc cần lên thời gian trong ngày
Bước 2: Phân chia thời gian
Sắp xếp các nhóm công việc và phân chia thời gian cho chúng một cách hợp lý, ưu tiên công việc nào quan trọng, dành nhiều thời gian và ngược lại. Sau khi bạn điền được những công việc, nhiệm vụ thì việc phân chia thời gian sẽ hơi phức tạp một chút. Bạn có thể bắt đầu bằng việc, phân chia thời gian ưu tiên, nhiệm vụ nào quan trọng nhất thì làm trước, nhiệm vụ nhất định phải hoàn thành bạn nên đánh dấu sao hoặc dấu chấm than.
Còn nếu bạn đang nên kế hoạch cho cả một tuần thì hãy lên một bảng thời gian biểu danh sách những nhiệm vụ hàng tuần. Các nhiệm vụ hàng ngày cho tuần.
Ví dụ về thời gian biểu cho 1 ngày của một người đi làm: Tổng: 24h/ ngày
– 8h ngủ
– 9h đi lại và làm việc
– 1h thời gian ăn uống
– 30 phút cho việc tập thể dục
– 2h cho việc nghỉ trưa và giải trí
– 30 phút dành cho bạn bè
– 3h cho công việc làm thêm, hoặc chăm sóc con cái, dành cho gia đình…
Mỗi mỗi người sẽ có những thời gian biểu khác nhau theo đặc thù công việc
Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên nên liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ nên liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.
Bước 3: Ghi tất cả việc cần làm và nhớ nó một cách chính xác
Ghi danh sách công việc cần làm vào tờ giấy và ghi thời gian tương ứng, đối với công việc nào hoàn thành, bạn có thể dùng bút đánh dấu lại cho tiện theo dõi. Sau mỗi ngày bạn cần kiểm tra lại xem mình thực hiện có đúng theo lịch trình ấy chưa, hoặc lịch trình như vậy có hợp lý không, để có sự điều chỉnh một cách hợp lý. Cuối tuần và cuối tháng, nên có một khoảng thời gian đánh giá lại hiệu quả và đề ra những mục tiêu mới cho bản thân.
Ví dụ, trong thời gian biểu của bạn:
– Nếu bạn phải đi họp vào thứ Tư, bạn nên ghi cụ thể thời gian, địa điểm và những người tham dự, thời gian bắt đầu và kết thúc. Bạn có thể ghi bằng cách gạch đầu dòng.
– Bạn nên viết bằng cách khoa học, thông minh, đừng viết như một bài luận.
Ghi danh sách công việc cần làm vào tờ giấy và ghi thời gian tương ứng
Tóm lại để có thể lập lên một thời gian biểu phù hợp với bản thân thì bạn nắm bắt được những đầu công việc mà mình cần làm, từ đó sắp xếp chúng một cách hợp lý gắn với thời gian thực hiện cụ thể. Nếu bạn chưa biết cách lên kế hoạch hãy tham khảo khoá học kỹ năng mềm trên Unica được các chuyên gia chia sẻ chi tiết nhất.
3. Một số lưu ý khi lập thời gian biểu
– Để có thể dễ dàng trong việc lập thời gian biểu, bạn có thể sử dụng các phần mềm ghi chú hỗ trợ, sổ ghi kế hoạch trên giấy hoặc ứng dụng.
– Khi mọi việc bạn triển khai không giống như với kế hoạch đã đề ra, đừng vội hốt hoảng mà từ từ điều chỉnh lại thời gian biểu của mình nếu cần thiết.
– Dự tính các yếu tố có thể gây xao nhãng nhưng vẫn cố gắng kiểm soát chúng để thời gian biểu được diễn ra đúng kế hoạch.
– Không nên trì hoãn các công việc đã đặt ra trong thời gian biểu bởi các nhiệm vụ sẽ chất đống và thời gian biểu của bạn sẽ bị ngừng trệ khi các công việc liên tục bị trì hoãn.
Như vậy với 3 bước đơn giản, bạn đã thiết lập được một mẫu thời gian biểu cho riêng mình, việc lên một thời gian biểu không mất nhiều thời gian, chỉ với một, hai phút nhưng nó lại có vai trò quan trọng trong cuộc sống.
Unica gợi ý cho bạn: Khóa học “BÍ QUYẾT LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ”
XEM TRỌN BỘ KHÓA HỌC TẠI ĐÂY
>> Điểm mặt 4 kỹ năng “vàng” quản lý thời gian hiệu quả
>> 8 Kỹ năng mềm tạo dựng thành công
>> Chìa khóa thành công từ những triệu phú giúp bạn có cuộc sống như ý
Tags: Kỹ năng lập kế hoạch