Access là một phần mềm giúp bạn tạo ra và quản lý các cơ sở dữ liệu một cách chuyên nghiệp với các chức năng đa dạng. Access rất nổi tiếng trong mảng phân tích thông kê và cùng Vietnix tìm hiểu ngay phần mềm Access là gì? Làm thế nào để sử dụng Access?
Microsoft Access là gì?
Access là viết tắt của phần mềm Microsoft Access một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) hoặc một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ (RDBMS – Relational Database Management System) giúp người dùng lưu trữ và quản lý thông tin (RAD – Rapid Application Development). Access sử dụng Microsoft Jet Database Engine và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.
Microsoft Access giúp cập nhật, chỉnh sửa thông tin nếu cần thiết và xuất dữ liệu báo cáo. Giống như Microsoft Excel, MS Access cho phép xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access cho phép bạn thực hiện các tác vụ phức tạp hơn, làm việc với một mảng thông tin lớn hơn.
Chức năng chính của Microsoft Access
Phần mềm Microsoft Access không chỉ có những tính năng cơ bản mà còn cập nhật thêm những tính năng chi tiết giúp cho việc tạo bảng thuận tiện hơn.
Với hệ thống Microsoft Access, người dùng có thể phát triển một hệ thống quản lý thông tin dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Microsoft Access còn có thể giúp quản trị dữ liệu trong một số mảng của doanh nghiệp lớn như quản lý thông tin trạng thái bán hàng, quản lý đơn hàng, thông tin sản phẩm, thông tin đặt hàng,…
Bên cạnh đó, Access còn có thể hỗ trợ khả năng phát triển giao diện người dùng cơ bản và dễ dàng hơn trong quá trình nhập dữ liệu và lưu vào các bảng.
Một số chức năng chính của Access là:
- Chức năng tự động tạo bảng cho phù hợp với thông tin.
- Chức năng lưu trữ thông tin.
- Chức năng nhắc nhở cập nhật thông tin.
- Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
- Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.
Sử dụng Access khi nào?
Phần mềm Access được sử dụng rất nhiều trong công việc hiện nay đặc biệt là đối với những ai học hay làm việc liên quan đến nghành kế toán, kinh tế, tài chính,… Đây là những nghành nghề phải nhập dữ liệu cũng như quản lý dữ liệu như quản lý kho, sản phẩm, thông tin nhân sự, thông tin khách hàng đều cần đến Access.
Sự khác biệt giữa Microsoft Access và Microsoft Excel
Microsoft Excel được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo hàng ngang và hàng dọc. Dữ liệu thường được lưu trữ trong các ô. Thậm chí có thể thêm bất kỳ biểu đồ, đồ họa,… vào Excel để dễ nhìn hơn.
Excel sẽ khóa toàn bộ bảng tính sau khi được truy cập. Điều này làm cho người khác không thể chỉnh sửa các mục khác hoặc thêm mục mới. Tài liệu Excel được gọi là workbook và mỗi workbook này phải chứa ít nhất một worksheet.
Microsoft Access là một chương trình cơ sở dữ liệu, sử dụng ID duy nhất và danh sách dữ liệu có thể chỉnh sửa để lưu trữ thông tin chi tiết về một lượng lớn các mục, tức là bạn có thể sử dụng chương trình này để lưu trữ.
Access được thiết kế để có nhiều người dùng làm việc trong cùng các file DB cùng với các mục đề phòng an toàn khác nhau để giúp bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như Record Level Locking. Cơ sở dữ liệu được tạo trong Access được lưu trong các bảng với phần mở rộng .mdb.
Cách sử dụng Microsoft Access
Dưới đat, Vietnix sẽ chia sẻ cách sử dụng Microsoft Access cơ bản và các bước chi tiết để bạn dễ hình dung và nắm được các thao tác khi sử dụng.
Tạo cơ sở dữ liệu
Bước 1: Truy cập trên thanh công cụ của Access > Chọn File > New.
Ở những bản cập nhật mới, có nhiều cơ sở dữ liệu ở các dạng thức khác nhau. Bởi vậy, bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống, chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.
Bước 2: Đặt tên File tương ứng với nội dung trong dữ liệu. Giúp bạn phân biệt và quản lý các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tên File khi đã lưu bằng cách nhấn chuột phải vào File (Trong Folder đã lưu) > Chọn Rename để thay đổi tên file mới.
Nhập dữ liệu
Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu bằng cách xác định thông tin dữ liệu và tìm một hình thức cơ sở dữ liệu sao cho hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: Kiểu biểu mẫu, kiểu truy vấn, kiểu bảng, kiểu báo cáo.
Bước 2: Tạo bảng đầu tiên bằng cách nhập nội dung vào từng dạng riêng biệt. Theo đó, bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép nội dung, dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.
Bước 3: Nhập dữ liệu khác, phầm mềm Microsoft Access có thể giúp bạn chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác.Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau: Chọn Tab External Data > Chọn tập tin muốn nhập > Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu > Xác định vị trí lưu mới.
Bước 4: Chèn cột, hình ảnh bằng các thanh công cụ trong Microsoft Access.
Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng
Bước 1: Cần hiểu được các hoạt động của các khóa: Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.
Bước 2: Chọn Tab > Database Tools > Relationship.
Bước 3: Tạo mối quan hệ bằng cách nhấn giữ chuột từ bảng này tới bảng khác. Tiếp đó chọn mục Enforce Referential Integrity khi tạo liên hệ.
Tạo một truy vấn lựa chọn tiêu chuẩn
Bước 1: Mở công cụ Query Design > Create > Tiếp tục thiết kế truy vấn.
Bước 2: Chọn The Show Table > Nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn > Nhấp Close.
Bước 3: Thêm trường được tạo ra > Nhấn chuột vào cột truy vấn > Design.
Bước 4: Thêm tiêu chuẩn cần thiết. Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.
Bước 5: Nhấn chọn Design > Run để xem kết quả hoặc nhấn Ctrl + S để lưu truy vấn.
Tạo và Dùng biểu mẫu
Bước 1: Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường người dùng sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát.
Bước 2: Nhấn chọn nút Form trong Tab mới. Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.
Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Dựa vào nút mũi tên ở phía dưới cùng để di chuyển giữa các hồ sơ. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.
Tạo một báo cáo
Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn.Bước 2: Nhập tab mới.Bước 3: Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.Bước 4: Thêm trường vào báo cáo.Bước 5: Thêm nhóm vào báo cáo.Bước 6: Lưu và chia sẻ.
Câu hỏi thường gặp về Access
Lời kết
Ứng dụng Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian, và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu sử dụng linh hoạt hơn. Hy vọng qua bài viết này, Vietnix đã giúp bạn hiểu hơn về Microsoft Access là gì và cách sử dụng của nó. Nếu có bất cứ vấn đề thắc mắc nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhanh chóng!